Eventos Híbridos: um possível futuro imediato

Com a pandemia da COVID-19, o setor de eventos teve de se reinventar e as ferramentas virtuais foram uma opção para muitos produtores. Embora tenha muitos benefícios, a virtualidade não substitui a presença. No entanto, a mescla dessas duas realidades originaram os eventos híbridos, que provavelmente serão uma ótima saída para o retorno das atividades ao vivo. Veja como aproveitar as estratégias de eventos virtuais após o retorno dos eventos presenciais!

O setor após a COVID-19

Aos poucos assistimos os países afrouxarem lentamente as medidas de bloqueio. No Brasil, isso está começando a se discutir agora. Embora não saibamos com exatidão quando as coisas irão começar a voltar ao normal, sabemos que teremos um período de transição pela frente.

Um fato é: os eventos parecerão muito diferentes devido as medidas de segurança. Além de os locais estarem operando em menor capacidade devido a medidas de distanciamento, alguns participantes terão problemas logísticos de deslocamento ou simplesmente não se sentirão confortáveis para se aglomerarem de imediato, mesmo com medidas de segurança. Por isso, os eventos híbridos se mostram como uma alternativa imediata do setor.

Como já explanamos no EBOOK “O cenário de eventos após o Coronavírus”, é muito provável que apenas pequenos eventos aconteçam nos próximos meses. Em paralelo, eventos virtuais também continuarão em alta e, por isso, os elementos virtuais serão essenciais para ajudá-los a manter os seus números mesmo com as reduções necessárias a realização do evento.

Os Eventos Híbridos

A realidade é que algumas pessoas nunca conseguiram acessar eventos presenciais devido a limitações logísticas ou financeiras, e a incorporação de um componente virtual a eventos físicos garante o acesso a todos os interessados ​​em participar, independentemente de poderem viajar. Isso permite muito mais inclusão e diversidade no evento, o que, por sua vez, pode oferecer o potencial para trocas mais interessantes, um público geral maior e um ROI maior.

Aproveite dados e relatórios online

Um grande benefício dos eventos online é a capacidade de fornecer dados e análises avançados. A maioria das plataformas possui algum tipo de recurso de relatório embutido. Portanto, mesmo que você não esteja acostumado a implantar tecnologia de captura de dados em eventos ao vivo, aproveite-o para seus eventos virtuais.

Agora é a hora de analisar esses dados para determinar como o seu público online se comporta e com o que eles se envolvem. Estas informações são ouro na hora de negociar com patrocinadores. Por exemplo, se você estiver incluindo anúncios de patrocinador durante os intervalos, os participantes estão assistindo e interagindo com eles? Ou eles estão desligando? Isso ajudará muito na definição de orçamento e gastos com o patrocinador. Preste muita atenção em como o envolvimento do seu público virtual muda entre as sessões e mantenha isso em mente.

Os dados são o seu melhor amigo quando se trata de determinar o que funciona e o que não funciona em nenhum evento, mas quando se trata de eventos virtuais em particular, aproveite as análises à sua disposição e tome nota, incorporando táticas de sucesso em futuros eventos ao vivo.

Pense no público virtual

Os eventos híbridos envolvem participantes ao vivo e virtuais, e é importante atender a ambos e tentar integrar as experiências o máximo possível. Certas experiências serão as mesmas, como apresentações em oradores. Outros, no entanto, serão necessariamente diferentes, como atividades de intervalo.

Uma das grandes vantagens do evento presencial é o network e é isso que os participantes geralmente fazem nos intervalos. Portanto, mantenha os participantes virtuais interessados ​​no conteúdo que você fornece entre as sessões ou traduza esses intervalos em oportunidades de network para o seu público por meio de encontros virtuais. Isso também se estende para eventuais discussões em grupos; mantenha os dois grupos separados e organize conversas em vídeo em pequenos grupos para que os participantes virtuais realizassem suas próprias discussões.

Também é uma boa ideia examinar outros elementos com os quais os participantes presenciais tendem a se envolver, como tweets ou pesquisas ao vivo. Essas são ótimas estratégias de engajamento do público e funcionam particularmente bem para reativar o público virtual.

Valorize a tecnologia

A tecnologia adequada é a espinha dorsal de qualquer experiência virtual ou híbrida. Dependendo do seu tipo de evento e de como você planeja criar sua experiência virtual, suas necessidades exatas variarão, mas as ofertas de tecnologia avançada em um local serão inegociáveis.

Ao planejar um evento híbrido, é essencial que você selecione um local que possa acomodar a configuração técnica necessária. Procure por locais e parceiros que ofereçam de internet confiável de alta velocidade, necessários para obter coisas como transmissões ao vivo sem problemas.

Além disso, recursos audiovisuais de alta qualidade podem ser usados ​​para aprimorar ainda mais o ambiente ao vivo e a experiência virtual.  Reserve um tempo para avaliar suas necessidades, o que você já possui em sua equipe e onde você pode precisar de ajuda externa.

Um futuro imediato

Embora grandes reuniões provavelmente sejam banidas por algum tempo, podemos começar a olhar para a retomada de pequenos eventos e preparar um retorno forte para quando isso acontecer. Dominar o virtual é o primeiro passo e, quando chegar a hora, saber como continuar aproveitando as estratégias de eventos online para criar experiências híbridas memoráveis ​​e envolventes proporcionará uma importante vantagem competitiva.

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